A administração de uma empresa está cada vez mais digital. Obrigações fiscais, trabalhistas, previdenciárias, contábeis e societárias são realizadas pela internet. Consultas, declarações, contratos, procurações e diversos documentos também passaram a ser assinados eletronicamente.
Nesse cenário, o certificado digital tornou-se indispensável tanto para a empresa quanto para seus sócios.
O e-CNPJ identifica a empresa no ambiente digital. O e-CPF identifica a pessoa física, como o empresário, o sócio ou o administrador. Cada certificado possui uma finalidade própria, e os dois são importantes para o funcionamento seguro e regular de uma empresa, independentemente de seu tamanho.
O que é um certificado digital?
O certificado digital é a identidade eletrônica de uma pessoa ou de uma empresa. Ele permite comprovar quem está acessando um sistema, transmitindo uma informação ou assinando um documento pela internet.
Na prática, funciona como um documento de identificação acompanhado de uma assinatura eletrônica.
Os certificados emitidos dentro da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil — podem ser utilizados para assinar documentos eletrônicos com validade jurídica, acessar serviços públicos e realizar operações em nome de seu titular.
Por isso, o certificado digital não deve ser visto apenas como uma ferramenta do contador. Ele pertence à empresa ou à pessoa que consta como titular e faz parte de sua identidade no ambiente digital.
Para que serve o e-CNPJ?
O e-CNPJ é o certificado digital da pessoa jurídica. Ele representa eletronicamente a empresa e permite que ela se identifique perante órgãos públicos, instituições e sistemas privados.
O e-CNPJ pode ser utilizado para:
- acessar os serviços digitais da Receita Federal;
- consultar a situação fiscal da empresa;
- acompanhar pendências, débitos e processos;
- transmitir declarações e obrigações;
- assinar documentos fiscais e contábeis;
- emitir notas fiscais eletrônicas;
- acessar sistemas estaduais e municipais;
- cumprir obrigações trabalhistas e previdenciárias;
- consultar comunicações e intimações;
- realizar pedidos, parcelamentos e regularizações;
- assinar contratos e documentos empresariais;
- conceder procurações e autorizações;
- representar a empresa no ambiente digital.
Uma pequena empresa pode possuir menos funcionários e uma operação mais simples, mas continua tendo obrigações perante a Receita Federal, o Estado, o Município e outros órgãos.
Por esse motivo, o e-CNPJ não é importante somente para grandes empresas. Ele também é necessário para microempresas, empresas do Simples Nacional, prestadores de serviços, clínicas, comércios, indústrias e demais pessoas jurídicas.
Toda empresa deve possuir seu próprio e-CNPJ, mantê-lo válido e acompanhar sua utilização.
Para que serve o e-CPF dos sócios?
O e-CPF é o certificado digital da pessoa física. No caso de uma empresa, ele é especialmente importante para os sócios, empresários e administradores.
Ele permite que o titular comprove sua identidade e assine documentos pessoais ou empresariais no ambiente digital.
O e-CPF pode ser utilizado para:
- assinar contratos e documentos eletrônicos;
- acessar serviços da Receita Federal;
- consultar informações fiscais da pessoa física;
- representar uma empresa, quando possuir poderes para isso;
- assinar documentos societários;
- assinar balanços e demonstrações contábeis, quando necessário;
- acessar processos eletrônicos;
- realizar procedimentos em juntas comerciais;
- conceder procurações;
- acompanhar declarações, pendências e comunicações;
- confirmar atos praticados em nome da empresa.
O e-CNPJ pertence à empresa. O e-CPF pertence ao sócio ou administrador. Um não substitui completamente o outro.
Existem procedimentos realizados diretamente pela pessoa jurídica e outros que dependem da assinatura ou da identificação da pessoa física responsável. Por isso, é importante que cada empresa tenha seu e-CNPJ e que os sócios e administradores mantenham seus respectivos e-CPFs.
Por que até as pequenas empresas precisam desses certificados?
É comum que o pequeno empresário pense que o certificado digital seja necessário apenas para empresas maiores ou para aquelas que possuem muitos empregados.
Entretanto, uma pequena empresa também precisa:
- emitir documentos fiscais;
- entregar declarações;
- consultar sua situação fiscal;
- acompanhar avisos e intimações;
- assinar contratos;
- realizar alterações societárias;
- cumprir obrigações trabalhistas;
- solicitar parcelamentos;
- regularizar pendências;
- comprovar sua identidade em sistemas eletrônicos.
A ausência de um certificado válido pode impedir o cumprimento de uma obrigação dentro do prazo. Isso pode causar atrasos, multas, restrições e dificuldades para obter certidões.
O porte da empresa não reduz a importância de sua identidade digital. A principal diferença é a quantidade e a complexidade das operações realizadas.
O certificado digital é apenas do contador?
Não. O certificado não pertence ao contador.
O e-CNPJ pertence à empresa. O e-CPF pertence à pessoa física indicada no certificado.
O contador utiliza esses certificados ou as autorizações concedidas pelo cliente para executar os serviços necessários à rotina contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária.
Mesmo que o escritório contábil auxilie na compra, renovação, instalação ou utilização do certificado, a titularidade continua sendo da empresa ou do sócio.
O empresário deve saber:
- qual certificado possui;
- qual é sua validade;
- onde ele está armazenado;
- quem está autorizado a utilizá-lo;
- para quais atividades ele é utilizado;
- quando será necessário renová-lo.
Ter o próprio certificado representa independência, organização e segurança para a empresa.
Por que o contador precisa utilizar o certificado?
Atualmente, grande parte do trabalho contábil depende de sistemas digitais.
O contador precisa acessar esses ambientes para transmitir declarações, consultar pendências, acompanhar processos e verificar se as informações da empresa foram corretamente recebidas pelos órgãos públicos.
O certificado pode ser necessário para:
- transmitir obrigações fiscais e contábeis;
- enviar informações trabalhistas e previdenciárias;
- consultar débitos;
- emitir certidões;
- verificar comunicações eletrônicas;
- acompanhar declarações processadas;
- corrigir informações;
- atender fiscalizações;
- acompanhar parcelamentos;
- consultar processos;
- assinar livros e demonstrações;
- realizar outras atividades autorizadas pela empresa.
Sem os acessos necessários, o contador pode não conseguir cumprir integralmente os serviços para os quais foi contratado.
O que é a procuração digital?
A procuração digital é uma autorização concedida pela empresa ou pelo sócio para que o contador utilize determinados serviços em seu nome.
Por meio dela, o empresário mantém seu próprio e-CNPJ e seu próprio e-CPF, enquanto o contador recebe autorização para realizar as atividades necessárias à prestação do serviço.
A procuração pode permitir, por exemplo:
- consulta à situação fiscal;
- transmissão de declarações;
- acompanhamento de processos;
- emissão de relatórios;
- consulta a débitos;
- atendimento a intimações;
- realização de procedimentos autorizados.
A empresa pode definir os serviços abrangidos e o prazo de validade da autorização.
A procuração é uma forma organizada de permitir que o contador represente o cliente nos sistemas digitais. Entretanto, ela não elimina a necessidade de a empresa possuir seu próprio e-CNPJ nem de os sócios manterem seus e-CPFs.
Para conceder uma procuração, assinar determinados documentos ou realizar atos específicos, o certificado do próprio titular pode continuar sendo necessário.
Portanto, a procuração deve ser entendida como um meio de representação. Ela não substitui a identidade digital da empresa nem a identidade digital do empresário.
Por que confiar o certificado ao contador?
O contador é um dos profissionais que mais conhece a realidade da empresa.
Ele recebe informações sobre faturamento, despesas, empregados, tributos, contratos, movimentações e resultados. Também é responsável por preparar e transmitir diversas obrigações exigidas pela legislação.
Para executar esse trabalho, o contador precisa ter acesso aos sistemas e às informações da empresa.
Confiar o uso do certificado ao contador significa permitir que ele cumpra essas atividades dentro das responsabilidades assumidas no contrato de prestação de serviços.
Essa confiança deve estar baseada em:
- registro e habilitação profissional;
- conhecimento técnico;
- experiência;
- responsabilidade;
- ética;
- confidencialidade;
- organização;
- segurança das informações;
- transparência sobre os serviços realizados.
O empresário deve escolher um contador que conheça a legislação, cumpra os prazos e proteja as informações recebidas.
O contador, por sua vez, deve utilizar o certificado somente para as finalidades relacionadas ao serviço contratado.
A entrega do certificado transfere a empresa ao contador?
Não.
Entregar o certificado ou conceder uma procuração não significa transferir a administração da empresa ao contador.
Os sócios e administradores continuam responsáveis pelas decisões da empresa, pela veracidade das informações e pela entrega completa dos documentos necessários.
O contador responde pelo trabalho técnico realizado com base nas informações que recebeu. Já a empresa deve informar corretamente suas operações, receitas, despesas, empregados, bens, contratos e demais fatos que tenham efeitos contábeis ou tributários.
O certificado é um instrumento utilizado para cumprir as obrigações. Ele não substitui a responsabilidade dos sócios nem transfere ao contador o poder de tomar decisões empresariais sem autorização.
Quais cuidados devem ser adotados?
Por representar a identidade da empresa ou da pessoa, o certificado digital deve ser utilizado com responsabilidade.
A empresa e os sócios devem:
- adquirir certificados emitidos por uma autoridade certificadora credenciada;
- manter controle sobre a data de validade;
- renovar os certificados antes do vencimento;
- utilizar senhas seguras;
- evitar o compartilhamento com pessoas não autorizadas;
- informar o contador sobre qualquer perda ou suspeita de uso indevido;
- revisar periodicamente as procurações concedidas;
- cancelar autorizações que não sejam mais necessárias;
- manter os dados dos responsáveis atualizados;
- confirmar como o escritório contábil protege os certificados recebidos.
O contador deve:
- utilizar os certificados somente para fins profissionais;
- manter arquivos, dispositivos e senhas protegidos;
- limitar o acesso aos colaboradores responsáveis;
- preservar o sigilo das informações;
- comunicar qualquer problema de segurança;
- respeitar os poderes concedidos pela empresa;
- manter organização e controle sobre os certificados sob sua responsabilidade.
E se a empresa trocar de contador?
Quando houver a troca do escritório contábil, a empresa deve revisar os acessos e procurações concedidos.
É recomendável:
- cancelar as procurações do antigo contador;
- solicitar a devolução de tokens ou cartões;
- revisar os certificados instalados;
- alterar senhas quando necessário;
- excluir acessos de antigos usuários;
- conceder novas procurações ao contador contratado;
- confirmar que todos os documentos e informações foram transferidos.
Essa revisão protege a empresa e evita que pessoas que não fazem mais parte da relação profissional continuem com acessos ativos.
Ter os próprios certificados significa ter controle sobre a empresa
O empresário não deve depender exclusivamente do certificado do escritório contábil.
A empresa precisa ter seu próprio e-CNPJ. Os sócios e administradores também devem possuir seus próprios e-CPFs.
Isso permite que a organização:
- mantenha sua identidade digital;
- assine documentos diretamente;
- conceda procurações;
- acompanhe sua situação;
- pratique atos societários;
- troque de contador sem perder sua autonomia;
- mantenha controle sobre seus acessos;
- esteja preparada para novas exigências digitais.
Os certificados pertencem à empresa e aos sócios, mesmo quando ficam sob os cuidados do contador para facilitar o cumprimento das obrigações.
Conclusão
O e-CNPJ é a identidade digital da empresa. O e-CPF é a identidade digital do empresário, do sócio ou do administrador.
Toda empresa, pequena ou grande, deve possuir seu próprio e-CNPJ. Da mesma forma, seus sócios e administradores devem manter seus respectivos e-CPFs, pois existem atos que dependem da identificação da pessoa jurídica e outros que exigem a assinatura da pessoa física responsável.
A procuração permite que o contador represente a empresa em determinados serviços, mas não substitui a necessidade de cada titular possuir seu próprio certificado.
O contador precisa desses acessos para cumprir obrigações, transmitir informações, consultar pendências e acompanhar a situação fiscal, contábil e trabalhista da empresa.
Por isso, o certificado deve ser confiado a um profissional habilitado, ético e responsável. Essa entrega não significa abrir mão do controle da empresa. Significa oferecer ao contador as ferramentas necessárias para executar corretamente o trabalho para o qual foi contratado.
A empresa possui o certificado. O contador utiliza essa identidade digital para cumprir suas obrigações. O empresário mantém a responsabilidade e o controle. Essa relação, quando baseada em confiança e profissionalismo, proporciona segurança, agilidade e tranquilidade para todos.
🔐 Emitimos seu e-CNPJ (para a empresa) e e-CPF (para os sócios ou administradores) com segurança e agilidade e sem burocracia.
🚀 Entre em contato conoco! Simplifique sua rotina e mantenha sua empresa 100% digital!
Fontes
